AGENTUR STANDARDS
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der Standards, denen wir uns mit unserer Arbeit verschrieben haben, um Ihnen und Ihrer Flotte den erstklassigen Agenturservice in allen deutschen Häfen anzubieten, den Sie verdienen. Selbstverständlich werden Ihre Agenturinstruktionen jederzeit unsere Richtlinie bleiben, aber durch die folgenden Standards versichern wir, daß wir Ihre Anforderungen auf dem höchsten Niveau umsetzen.
Vor dem Hafenanlauf Ihres Schiffes :
- Vor der Agenturernennung:
Wenn eines Ihrer Schiffe Hamburg oder einen anderen deutschen Hafen anlaufen soll und Sie können den Agenten bestimmen, zögern Sie nicht Kontakt mit INTERCOAST zu suchen und nach weiteren Informationen über unsere Agentur Dienstleistungen / Qualität, den Hafen / Liegeplatz / Ladungssituation und nach einer konkurrenzfähigen pro-forma Hafenkostenaufstellung, die Sie zeitnah erhalten werden, zu fragen.
Ihre Vorteile:
- Bevor Sie sich auf einen Agenten festlegen, erhalten Sie alle Informationen die Sie benötigen um für Sie und Ihr Schiff die beste Entscheidung zu treffen
- Sie werden von unserer mehr als 40jährigen Erfahrung als Schiffahrtsagentur profitieren
- Annahme Ihrer Ernennung
Sobald wir Ihre Agenturernennung während der Bürozeiten an unsere generelle Agentur e-mail-Adresse agency [at] intercoast-tca.de erhalten, werden wir diese innerhalb von 2 Stunden nach Eingang bestätigen und annehmen. Zusammen mit dieser Annahme versorgen wir Sie mit generellen Informationen über :
- den Hafen und den Liegeplatz (Beschränkungen, Sicherheitsstandards etc.)
- die Lade- / Löscharbeiten
- Vorhersagen, B/L Status, Kontrolleursdaten etc, soweit bereits bekannt
- Weitere wissenswerte Informationen (Bunkerungen, Altöl- / Müll- / Waschwasserentsorgungen, Frischwasser etc.)
- eine konkurrenzfähige pro-forma Hafenkostenaufstellung
- Antworten auf alle Ihre spezifischen Fragen / Anforderungen
- INTERCOAST Kontaktinformationen
Ihre Vorteile:
- Sie können sich darauf verlassen, wenn Sie eine Agenturernennung versenden, daß diese innerhalb kürzester Zeit von uns bearbeitet wird
- Sie werden bereits wissen wieviel dieser Hafenanlauf Sie ungefähr kosten wird, natürlich unter Berücksichtigung sämtlicher möglichen Einsparungen /Rabatte.
- wenn wir eine vertrauensvolle Geschäftsbeziehung mit Ihrem Unternehmen entwickelt haben, werden wir Sie nicht um eine Vorauskasse für die Hafenkosten bitten, es sei denn es handelt sich um außergewöhnlich hohe Beträge.
- Vorbereitung des Hafenanlaufes
Sobald wir der von Ihnen ernannte Agent für den Hafenanlauf Ihres Schiffes sind, werden wir sofort die folgenden Maßnahmen ergreifen:
- Wir werden an das Schiff / den Kapitän vorbereitende Ankunftsinformationen schicken, inklusive Liegeplatzbeschreibung, Lade- / Löschaussichten, Sicherheitsthemen, behördliche Anforderungen etc.
- Wir werden Sie und das Schiff / den Kapitän täglich über die Liegeplatz- / Lade- / Löschaussichten , Ladungs- / Lagerverfügbarkeit etc. informiert halten
- Wir werden das Terminal und andere involvierte Parteien ( Ablader / Empfänger, Makler, Kontrolleure etc.) – natürlich immer im Rahmen Ihrer Anweisungen – über die Schiffsposition / voraussichtliche Ankunft täglich informiert halten.
- Wir überprüfen / bestätigen ständig den B/L Status, um jegliche Verzögerung der Ladungsarbeiten auf Grund fehlender Dokumente zu vermeiden.
- Wir werden Ihr Schiff und dessen Zustand an alle relevanten Behörden, entsprechend deren Anforderungen, anmelden
- Wir koordinieren / arrangieren alle Dienstleistungen / Lieferungen / Bedürfnisse (Besatzung, Technik, Bunker etc.) für Ihr Schiff und halten alle beteiligten Parteien über die voraussichtliche Schiffsankunft informiert.
Ihre Vorteile:
- Zu jeder Zeit werden Sie darüber im Bilde sein, was für Ihr Schiff vorbereitet ist und was passieren wird. Dies ermöglicht Ihnen eine bessere Planung Ihres Schiffes.
- der Hafenanlauf – inklusive aber nicht beschränkt auf Ladungsarbeiten, Dienstleistungen / Lieferungen etc. – wird gut vorbereitet um das Risiko unnötiger Verzögerungen für Ihr Schiff zu minimieren
- Sie können darauf vertrauen, daß alle Hafendienstleistungen vorbereitet und die Behörden im voraus informiert sein werden um für den bestmöglichen Hafenanlauf zu sorgen
- Alle schiffsrelevanten Dienstleistungen / Lieferungen werden auf die Weise geplant, daß sie nicht in Konflikt mit den Ladungsarbeiten des Schiffies geraten und dennoch keine unnötigen Verzögerungen hervorrufen.
Während des Hafenaufenthaltes Ihres Schiffes
- Ankunft
Sollte Ihr Schiff an einem Ankerplatz aus irgendwelchen Gründen auf einen freien Liegeplatz warten müssen, werden wir sicherstellen, daß die Lade-/Löschnotiz (Notice of readiness) Ihres Schiffes an alle betroffenen Parteien gegeben wird. Durch eine enge Kommunikation mit dem Terminal und den Lotsen, werden wir sicherstellen, daß Ihr Schiff immer so schnell wie möglich den vorgesehenen Liegeplatz anlaufen wird. Sobald das Schiff am Liegeplatz festgemacht hat, werden wir an Bord gehen, um den Kapitän mit den neuesten Informationen über den Hafenanlauf / Ladungsumschlag zu versorgen, um ihn bei der behördlichen Klarierung zu unterstützen (Zoll / Wasserschutzpolizei ) und um die Ankunftseinzelheiten aufzunehmen. Innerhalb von 2 Stunden nach Schiffsankunft werden wir Ihnen alle relevanten Ankunftseinzelheiten zusenden.
Ihre Vorteile: - Keine unnötigen Zeitverluste, dank enger Kommunikation - Sie erhalten sofort Informationen über die Ankunft Ihres Schiffes und den geplanten Umschlag - Sie erhalten die aktuellen Zahlen der Bunkermengen für eine bessere Planung - Durch sofortige Klarierung Ihres Schiffes, können die Arbeiten zeitnah beginnen
- Längsseits
Während des Hafenaufenthaltes besuchen wir Ihr Schiff mindestens einmal täglich – oder entsprechend Ihrer / Kapitäns Anforderungen – und wir senden Ihnen aktualisierte Informationen über den Umschlag des Schiffes mindestens zwei Mal am Tag (morgens + nachmittags). Die Rotation im Hafen wird mit einem Höchstmaß an Effizienz und Sicherheit geplant um unnötige Verzögerungen und/oder unerfreuliche Umstände zu vermeiden. Jede Verzögerung im Ladungsumschlag und/oder andere ungeplante Ereignisse werden Ihnen umgehend mitgeteilt. Wir werden eine detaillierte Aufstellung der Fakten (Statement of facts) erstellen, welches alle Ereignisse die den Ladungsumschlag beinhalten erfaßt. Wir stellen sicher, daß alle im voraus geplanten Dienstleistungen / Lieferungen für das Schiff entsprechend während des Hafenaufenthaltes durchgeführt werden. Desweiteren bleiben wir im engen Kontakt mit dem Schiff, um gegebenenfalls weitere Anfragen zu bearbeiten und so weit möglich während des Hafenaufenthaltes zu arrangieren.
Ihre Vorteile:
- Sie werden jederzeit über die Entwicklung Ihres Schiffes informiert, was Ihnen die Möglichkeit gibt Ihr Schiff besser zu planen
- Sie erhalten jede wichtige Information zeitnah. So können Sie wenn nötig entsprechend reagieren – natürlich stets mit unserer ‚Vor Ort’ Assistenz.
- Das Schiff erhält alle Dienstleistungen / Lieferungen während des Hafenaufenthaltes, soweit zeitlich machbar, ohne den Ladungsumschlag zu behindern und ohne Zeitverlust
- Abfahrt
Dank stetiger Kommunikation mit dem Schiff / Terminal / Kontrolleur stellen wir sicher, daß das Schiff so bald wie möglich nach Ende der Ladungsarbeiten aus dem Hafen auslaufen kann. Vor der Abfahrt gehen wir an Bord des Schiffes um alle Ladungsrelevanten Informationen / Papiere einzusammeln, um den Kapitän / das Schiff bei jeder Art von Bedarf zu unterstützen (Landung von Ersatzteilen, Bunkerproben etc.) und um sicherzustellen, daß sämtliche Planungen umgesetzt wurden. Innerhalb von maximal 2 Stunden nach Schiffsabgang erhalten Sie alle relevanten Hafen- / Abgangseinzelheiten und die entsprechenden Dokumente. Der Agent im nächsten Zielhafen wird von uns über die voraussichtliche Ankunftszeit des Schiffes informiert.
Ihre Vorteile:
- Es gibt keine Verzögerungen bei der Schiffsabfahrt durch das Warten auf Lotsen, Schlepper, Bootleute, Behörden etc.
- Zeitnaher Empfang aller Ladungsrelevanten Informationen (Zeiten, Dokumente) für Ihre weiteren Arbeitsabläufe.
- Sie können darauf Vertrauen, daß alle geplanten Arbeiten / Dienstleistungen / Lieferungen vor Schiffsabgang erledigt sein werden
- Sie können sicher sein, daß der Agent im nächsten Zielhafen über die erwartete Ankunft Ihres Schiffes informiert ist
Nach dem Hafenanlauf Ihres Schiffes
- Schiff- / Ladungsbezogen
Nach Schiffsabgang stellen wir sicher, daß alle Ladungsbezogenen Dokumente vollständig sind – inklusive aller benötigter Unterschriften – und dann senden wir den vollen Satz (wenn immer möglich die Originale) per Post an Sie, soweit wir keine anderslautenden Instruktionen erhalten. Sollten wir nach Schiffsabgang noch irgendwelche Beanstandungen empfangen, werden wir Sie umgehend darüber informieren und diese Beanstandung in Ihrem Sinne vorläufig beantworten. Sollten aus irgendeinem Grund noch Ersatzteile nach dem Abgang des Schiffes bei uns eintreffen, sorgen wir dafür, daß die Sendung das Schiff möglichst kostengünstig im nächstmöglichen Hafen erreicht.
Ihre Vorteile:
- Der volle Satz Dokumente des Hafenanlaufs wird Ihnen bereits kurze Zeit nach dem Abgang des Schiffes zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung stehen
- Ihre Interessen werden im Falle von Beanstandungen gewahrt
- Sie können darauf vertrauen, daß alle Angelegenheiten die Ihr Schiff betreffen (Ladung, Besatzung, Technik etc.) höchst effektiv wahrgenommen werden, bis alles zu Ihrer Zufriedenheit erledigt ist und die Akte geschlossen werden kann.
- Hafenkosten:
Wir sammeln alle Rechnungen für den Hafenanlauf Ihres Schiffes, prüfen sie sorgfältig und – wenn fehlerfrei – bezahlen wir diese sofort. Spätestens 4 Wochen nach Abgang des Schiffes senden wir die finale Hafenkostenrechnung an Sie – bzw. gemäß Ihren Anweisungen – wenn bis dahin alle Rechnungen beisammen sind. Wir stellen sicher, daß alle erzielbaren Rabatte / Einsparungen realisiert werden.
Ihre Vorteile:
- Falls gewünscht können Sie bereits kurz nach Schiffsabgang von uns eine sehr genaue Übersicht über die entstandenen Kosten erhalten
- Innerhalb von ungefähr einem Monat erfahren Sie die exakten Kosten für den Hafenanlauf Ihres Schiffes und können sie mit einer einzigen Zahlung begleichen.
- Sie zahlen nur die günstigsten Gebühren, da wir jede Rechnung genauestens überprüfen und sicherstellen, daß Sie am Ende die bestmöglichen Tarife erhalten
Generell:
Neben den oben beschriebenen Agenturstandards können Sie, falls gewünscht, die folgenden weiteren Dienstleistungen für sich und Ihr Schiff erwarten :
- Falls Ihr Schiff den Hafen aus einem anderen Grund als zum Ladungsumschlag anlaufen wird (Werft, Reparatur, Versorgung etc), werden wir die Interessen von Ihnen und Ihrem Schiff als Agenten auf die selbe akkurate Weise wahrnehmen, wie oben beschrieben
- Im Falle, daß Sie einen anderen Agenten ernennen müssen, von dem Sie denken, daß dieser Ihre Interessen nicht hundertprozentig vertritt, können wir Ihnen jederzeit als Ihr ernannter Agent beschützend zur Seite stehen
- Sollten Sie Interesse an langfristigen Dienstleistungsverträgen mit Schleppern, Bootleuten etc. haben, stehen wir Ihnen sehr gerne zur Verfügung die bestmöglichen Bedingungen mit diesen Firmen auszuhandeln
- Wir assistieren Ihnen bei der Suche nach qualifizierten, lokalen Dienstleistungsfirmen, Schiffshändlern, Ausrüstern etc. und verhandeln für Sie die bestmöglichen Preise / Rabatte
- Wir arrangieren Lagerung / Transport / Auslieferung für alle Arten / Abmessungen / Gewichte an Ersatzteilen für Ihr Schiff
- Wir kümmern uns um alle gewünschten Besatzungsangelegenheiten, wie Besatzungswechsel (Visa, Transport, Unterkunft), medizinische Versorgung oder Dokumentenangelegenheiten bei den Konsulaten etc.
- Sollten Ihre Reederei Mitarbeiter oder Inspektoren zur Sicherheitsüberprüfung das Schiff besuchen wollen, werden wir angemessene Transporte und Unterkünfte arrangieren
- Wir arrangieren für Sie Bargeldauszahlungen an den Kapitän, inklusive eines sicheren Transports
- Wir helfen Ihnen bei jeder Art von Dokumentenerstellung (B/L, Manifest etc.)
- Wir organisieren jede Art von Bunker Surveys (On-hire, off-hire etc.)
- Wir halten Sie stets über Änderungen der Hafentarife informiert
- Wir geben Ihnen regelmässige Informationen über den Hafen und seine Liegeplätze, sowie über Änderungen der Hafenregularien
- Wir halten Sie immer über Sicherheitsfragen und den ISPS Status, in den Häfen die wir bedienen, unterrichtet
- Wir bieten Ihnen immer eine 24 Stunden am Tag – 7 Tage in der Woche – 365 Tage im Jahr – Dienstleistung an
Ihre Vorteile:
- Was auch immer Sie uns für eine Herausforderung stellen, wir nehmen sie an und arbeiten für Sie die zufriedenstellendste Lösung aus bzw. lösen sie auf die Zeit- und Geldsparenste Weise
- Ihr Schiff wird von unseren motivierten und höchstqualifizierten Agenturmitarbeitern betreut, um jegliche Art von Ahnungslosigkeit für die nachgefragte Dienstleistung zu vermeiden
- Sie werden von unseren Ortskenntnissen und unserem sorgfältig gepflegtem Netzwerk mit allen möglichen schiffahrtsbezogenen Dienstleistern und Ausrüstern profitieren
- Sie werden immer einen verlässlichen Partner an Ihrer Seite wissen, der sich um Ihre Belange un die Ihres Schiffes kümmern wird
Kontakte
Bluecherstrasse 43 - D-22767 Hamburg Tel.: +49-40-3893995 Fax: +49-40-383348 E-mail: agency [at] intercoast-tca.de Webseite: www.intercoast.de SPOT THE DIFFERENCE !!! Bürozeiten: Mo – Fr 09:00 h – 17:00 h
A.O.H. : Joachim Hanssen +49-(0)160-7217654 Andreas Drobbner +49-(0)178-3893995
Wir bedienen die folgenden Häfen:
Hamburg, Wedel, Stade, Brunsbüttel, Cuxhaven, Bremen, Bremerhaven, Brake, Wilhelmshaven, Emden, Kiel, Rostock, Wismar, den Nord-Ostsee-Kanal und alle anderen deutschen Häfen
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